La fiche de paie (ou bulletin de paie) est un justificatif de paiement que l’employeur doit fournir à l’employé. Les mentions qui y figurent sont fixées par la loi. Afin de rendre la fiche de paie plus claire et plus lisible, des modifications ont été apportées ces derniers mois. Tout savoir sur la fiche de paie.
Fiche de paie, les informations obligatoires
Des changements ont eu lieu sur la fiche de paie en 2018, ce qui permet désormais aux entreprises de délivrer une fiche de paie simplifié. Le nombre de lignes a été divisé par deux et les libellés sont désormais plus clairs, avec une nouvelle présentation des rubriques.
Le modèle de fiche de paie doit présenter les éléments suivants :
- L’identité de l’employeur :nom, adresse,numéro Siret,code APE ou NAF
- L’identité du salarié :nom, emploi, niveau ou coefficient hiérarchique
- L’intitulé de la convention collective applicable(ou la référence au code du travail concernant lescongés payéset les délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail)
- La période et le nombre d’heures de travail :avec une distinction entre heures au taux normal et heures supplémentaires, ainsi que les taux concernés, avec la mention de la nature et du volume du forfait pour les salariés au forfait
- Dans le cas ou – par exception – la base de calcul n’est pas la durée du travail,la nature de la base de calcul du salaire
- Larémunération brutedu salarié
- Le montant des cotisations de protection sociale au sein de 5 rubriques: santé, accidents du travail et maladie professionnelles, retraite, famille et chômage
- Le montant, l’assiette et le taux des cotisations et contributions sociales, avant déduction des exonérations et exemptions
- Le montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales
- La nature et le montant des « accessoires de salaire »(primes, avantages en nature, frais professionnels…) soumis aux cotisations salariales et patronales
- La nature et le montant des autres versements et retenues,notamment laprise en charge des frais de transport domicile-travail
- Lorsqu’une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée,la date et le montant de l’indemnité de congés payés
- Le montant net à payer avant l’impôt sur le revenu, le montant de l’impôt sur le revenuprélevé à la source, letype de taux choisi(personnalisé, individualisé, non personnalisé) et son niveau
- La rémunération nette
- La date de paiement
- Le montant total versé par l’employeur(rémunération, cotisations et contributions à la charge de l’employeur)
- Le montant correspondant à la suppression des cotisations salariales chômage et maladie
Enfin, la fiche de paie doit également faire figurer :
- La mention de la rubrique dédiée au bulletin de paiesur le site service-public.fr
- La mention indiquant que le bulletin de paie doit être conservé sans limitation de durée
*Certaines de ces mentions peuvent varier pour les salariés affiliés au régime local d’assurance maladie complémentaire obligatoire des départements du Haut-Rhin, du Bas-Rhin et de la Moselle.
Les informations ne devant pas figurer sur la fiche de paie
La fiche de paie ne peut pas faire figurer de mentions relatives à l’exercice du droit de grève ou à une éventuelle activité de représentation des salariés. Le cas échéant, la nature et le montant de la rémunération de l’activité de représentation doivent figurer sur une fiche annexée au bulletin de paie que l’employeur fournit au salarié.
Les conditions de remise de la fiche de paie au salarié
La fiche de paie est remise au moment du paiement du salaire, en main propre, par voie postale, ou sous forme électronique. Sauf cas spécifique (voir ci-dessous) il ne peut être exigé par l’employeur, aucune formalité de signature ou d’émargement par le salarié, en dehors – éventuellement – de celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin.
Á savoir
Dans certains cas, la remise de la fiche de paie peut s’accompagner de modalités spécifiques :
- lorsque l’employeur à recours à l’un ou l’autre des dispositifs de simplification administrative: titre emploi-service entreprise (TESE),chèque emploi-service universel, chèque emploi associatif
- lorsque la durée du contrat de travail des salariés embauchés dans le cadre d’un emploi à caractère saisonnier, est inférieure à un mois, l’employeur n’émet qu’un seul bulletin de paie.
Consultation de la fiche de paie via le compte personnel d’activité (CPA)
Les fiches de paie émises sous forme électronique peuvent être consultées par le salarié via le service en ligne associé aucompte personnel d’activité.
Contestation de la fiche de paie
Le salarié peut contester la réalité du paiement de la somme indiquée ou son exactitude, même après avoir accepté la fiche de paie. Inversement, un employeur peut demander le remboursement d’un salaire versé par erreur au salarié.
Généralement, toute action de contestation d’un bulletin de paie est encadrée par un délai de prescription de 3 ans.
Durée de conservation de la fiche de paie
Le salarié doit conserver ses fiches de paie sans limitation de durée et cette précision doit apparaître clairement sur ce document.
L’employeur doit quant à lui conserver un double des fiches de paie pendant au minimum 5 ans, éventuellement sur support informatique si les garanties de contrôle sont équivalentes à celles du support papier. De plus, l’employeur doit garantir la disponibilité au salarié de la fiche de paie émis sous forme électronique, pendant 50 ans, ou jusqu’aux 75 ans du salarié.
Source : Communiqué Ministère de l’economie et des finances
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